Cet article vise à vous informer sur les différents paramétrages possibles pour les actions.
Sommaire
1. Quels sont les différents types d'actions ?
3. Comment affecter un groupe d'utilisateurs à une action ?
1. Quels sont les différents types d'actions ?
Il existe 3 types d'actions dans Tenacy :
- Actions de construction : elles permettent de créer / construire vos dispositifs, lorsque ceux-ci n'existent pas du tout dans votre organisation.
- Actions d'amélioration : lorsque vous avez déjà des dispositifs en place dans votre organisation mais que ceux-ci ne sont pas complètement efficaces, ou pas 100% mis en place, les actions d'amélioration permettent d'améliorer leur efficacité.
- Actions simples : ces actions ne sont pas liées aux dispositifs et font plutôt office d'actions d'opportunité.
2. Le paramétrage des actions
Pour les actions de construction et d'amélioration vous devrez sélectionner un périmètre et un dispositif (à construire ou à améliorer donc).
Passé cette étape, le paramétrage sera similaire, qu'il s'agisse d'une actions simple, de construction ou d'amélioration.
Onglet informations
À partir d'un gabarit : si vous avez l'habitude de réaliser des actions ayant toujours le même paramétrage, vous pouvez créer un gabarit et le récupérer à la création de votre action. ➡️Consultez cet article pour en savoir plus à ce sujet.
Nom : nom de votre action, si vous avez choisi un dispositif, son nom sera proposé pour le nom de l'action.
Périmètre : périmètre sur lequel vous réalisez l'action.
Responsable : personne qui sera responsable de réaliser cette action. Elle apparaîtra dans ses contributions.
Statut : statut de l'action, il se mettra à jour en fonction de la planification de votre action (voir plus bas)
Registre : vous pouvez ajouter d'autres registres dans lesquels votre action serait rangée.
Paramètres avancés :
-
- Labels : vous pouvez ajouter un label à votre action, cela ajoute un niveau de filtre.
- Catégorie : les catégories sont créées par les équipes Tenacy et vous permettent d'apporter un niveau de filtre supplémentaire à vos actions
- Identifiant.
Onglet planification
Début et date cible : dates planifiées pour la réalisation de votre action.
💡Si vous renseignez une date passée pour le début de l'action le statut passera automatiquement "En cours". De la même manière si la date de début est dans le future, l'action sera en "Planifiée".
Coût & Charges : les informations de coût et de charge de travail que vous estimez pour cette action.
🔎Vous rencontrez l'erreur "Le champ spend_cost doit avoir une valeur de 0 ou plus" ?
il suffit de remplacer la virgule "," par un point "."
Vous avez la possibilité d'ajouter des tâches : cela vous permet de "découper" votre action en différentes sous-actions. Celles-ci peuvent avoir un responsable un coût et une charge différents les unes des autres.
💡Vous pouvez exiger une preuve avant fermeture des tâches d’une action. Il faudra par contre choisir si la preuve est sur l’action elle-même, OU certaines de ses tâches, mais pas les deux en même temps.
Un fois l'action créée vous avez de nouveaux onglets qui apparaissent :
Onglet preuves : permet de renseigner / consulter les preuves sur l'action
Onglet Activité : permet de suivre ce qu'il s'est passé dans l'action (création, progression, ajout de preuves) ainsi que de poster des commentaires, images, etc.
Onglet Source : affiche le dispositif lié.
3. Comment affecter un groupe d'utilisateurs à une action ?
3.1. Affecter un groupe d'utilisateurs à une action sans tâche
🚨 Vous ne pouvez affecter un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs à une action uniquement s'ils font partie du périmètre de l'action
Si aucune tâche n'est définie, des valeurs de charge et coût globales sont affichées dans l'onglet Planification (voir PJ si dessous)
Ces valeurs sont associées au responsable (utilisateur ou groupe d'utilisateurs) de l'action.
3.2. Affecter un groupe d'utilisateurs à une action avec tâches
Si une modélisation plus fine est nécessaire, il est possible de créer des tâches dans l'action avec le bouton :
Lors de l'ajout d'une (ou plusieurs) tâches il faut donc définir le/les responsables de celles-ci
🔎 Dès qu'une tâche est ajoutée les valeurs globales coût et charge sont remplacées par les valeurs définies dans les tâches. Ces charges sont alors associées aux responsables des tâches et non pas aux responsables de l'action.
⚠️ La création de tâches change aussi la gestion de la progression, au lieu d'un curseur global la réalisation des tâches est utilisée pour calculer la progression.