Connecteur JIRA : recommandations d'utilisation

Si vous utilisez Jira vous pouvez simplement intégrer un registre de tâches récurrentes ou un plan d'action pour que des tickets soient automatiquement crées dans Jira, et que leur complétion dans Jira vienne renseigner Tenacy.

Sommaire 

1. Principales synchronisations

2. Tâches récurrentes

3. Actions

1. Principales synchronisations 

Le connecteur Tenacy / JIRA vise à synchroniser des tâches récurrentes ou des actions avec un projet JIRA 

Tenacy conserve l'identifiant de ces tickets pour vérifier fréquemment leur statut. Si le ticket est clos, Tenacy met à jour le statut de la tâche récurrente / de l’action pour correspondre au statut du ticket. 

Dans les deux cas, si un utilisateur est assigné du côté de Tenacy, une recherche est effectuée dans JIRA en fonction de l'e-mail pour assigner le ticket en conséquence. 

2. Tâches récurrentes

À la création d'une tâche récurrente, si une réalisation (statut "à faire") est nécessaire pour la période en cours (en fonction de la date de début de la tâche), un ticket est créé dans le projet JIRA et est lié à cette tâche récurrente. 

Pour chaque début de période (et pour chaque type de période), un nouveau ticket est créé dans JIRA. 

🔎Une tâche récurrente mensuelle débutant le 01/01/24 créera donc un ticket JIRA à chaque début de mois. 

Le statut des ticket JIRA sont vérifiés régulièrement (1x par heure). Le statut du ticket Jira est récupéré : 

• Si le ticket Jira n'est pas trouvé, le lien est supprimé et la réalisation est considérée comme non spécifiée.
• Si le statut est dans la liste de ceux identifiés comme "Fait", la réalisation est enregistrée comme réalisée.
• Si le statut est dans la liste de ceux identifiés comme "Non fait", la réalisation est enregistrée comme non réalisée.
• Dès que le statut de la tâche récurrente passe en "Fait" ou "Non Fait", Tenacy fait remonter depuis le ticket JIRA :
• Les fichiers présents dans les commentaires sont téléchargés dans les pièces jointes de la réalisation actuelle de la tâche récurrente.
• Les URL sont incluses dans les liens URL de la tâche récurrente. Un seul lien est retourné. Cette URL doit être saisie dans le dernier commentaire du ticket Jira au moment de la synchronisation.
• Si le nom de la tâche et la description sont modifiés du côté de Tenacy, ces changements sont rapportés dans Jira.
• Dans les autres cas, rien n'est modifié du côté de Tenacy. 

3. Actions

Lors de la création d'une action dans Tenacy, un ticket est automatiquement créé dans JIRA et est lié à cette action. 

Lorsqu'une action est terminée (manuellement du côté de Tenacy), annulée ou supprimée, le ticket JIRA correspondant est également supprimé. 

Régulièrement (1x par heure), les actions non closes (à planifier, planifiées, en attente, en cours) associées à des tickets Jira sont vérifiées. Le statut du ticket Jira est récupéré : 

• Si le ticket Jira n'est pas trouvé, le lien est supprimé et l'action reste inchangée.
• Si le statut est dans la liste de ceux identifiés comme "terminée" dans le paramétrage du connecteur, l'action est enregistrée comme terminée.
• Si le statut est dans la liste de ceux identifiés comme "non fait" dans le paramétrage du connecteur, l'action est enregistrée comme annulée.
• Dès que le statut de l’action passe en "Terminée" ou "Annulée" Tenacy fait remonter depuis le ticket JIRA :
  • Les fichiers présents dans les commentaires sont téléchargés dans les pièces jointes de l’action.
  • Les URL sont incluses dans les liens URL de l’action. Un seul lien est retourné. Cette URL doit être saisie dans le dernier commentaire du ticket JIRA au moment de la synchronisation. S'il y avait déjà une URL avant, elle sera être écrasée.
  • Si le nom de l’action et la description sont modifiés du côté de Tenacy, ces changements sont rapportés dans JIRA.