Dans cet article retrouvez toutes les informations inhérentes au paramétrage d'une tâche récurrente.
Sommaire
1. Le registre
3. Réaliser une tâche récurrente
1. Le registre
🔎 Les registre de tâches récurrentes (runbook) permettent de visualiser l'ensemble des tâches à réaliser sur une base régulière, et de renseigner leur bonne réalisation ou non.
Un registre vous permet également un niveau supplémentaire de reporting.
Plusieurs vues alternatives sont proposées :
Représentation en vue calendrier
En vue calendrier la réalisation des tâches est représentée par des carrés de couleur :
en gris clair les tâches dans le futur-
en jaune les tâches en retard 
en bleu les tâches à réaliser sur la période en cours-
en gris foncé les tâches marquées non applicable 
en vert les tâches réalisées (opérations) ou réalisées OK (contrôle)-
en bleu les tâches réalisées KO (contrôle) 
en rouge les tâches non réalisées-
en hachuré bleu les tâche en attente d'approbation 
en jaune hachuré bleu les tâches rejetées à revoir.
Les réalisations qui comportent une preuve (pièce jointe ou lien) sont identifiées avec un point bleu : 
En haut de la grille des boutons permettent de sélectionner la granularité temporelle.
Depuis le menu 
en haut à droite il est aussi possible :
- d'ajouter un groupe de tâches récurrentes
- d'envoyer un rappel aux utilisateurs n'ayant pas encore saisi la réalisation de tâches qui leur sont associées. Cela enverra un rappel à toutes les personnes responsable d'une tâche dans le registre.
- de modifier le registre de tâches
2. Créer une tâche récurrente
2.1. Inapp
Pour ajouter une tâche récurrente, cliquez sur le bouton en haut à droite du registre :
Vous pouvez aussi directement ajouter une tâche dans un groupe en cliquant sur le bouton à droite du nom de groupe :
Le formulaire d'ajout vous permet de spécifier les informations de base pour la tâche. Vous pourrez associer des pièces jointes (instructions de réalisation par exemple) et des métriques dans un second temps après création.
Dispositif
Charge
Preuve obligatoire
Permettre NA
🔎 Le non applicable peut également être utile si vous souhaitez faire une tâche récurrente toutes les 2 semaines, les 2 mois, les 2 ans : vous pouvez prendre les périodicités hebdomadaire, mensuelle et annuelle et indiquer 1/2 la tâche récurrente comme Non Applicable.
Nature
La nature de la tâche permet de distinguer les tâches opérationnelles des tâches de contrôle.
Les tâche opérationnelles correspondent aux opérations de sécurité (SecOps) et sont nécessaires au bon fonctionnement des dispositifs. Elles sont réalisées ou non
(leur performance de réalisation peut être mesurée via des indicateurs)
et contribuent au score opérationnel des dispositifs.
Les tâches de contrôle correspondent au contrôle permanent ou périodique et permettent de mesure le bon fonctionnement des processus opérationnels. Elles sont réalisées ou non, et lorsque réalisées peuvent être positives (test OK) ou négatives (test KO), elles contribuent à la conformité.
🔎 Les tâches récurrentes de contrôle ont 3 degrés de réponse : Fait OK, Fait KO et Non fait.
La réponse "Fait KO" désigne le fait d'avoir bien réalisé la TR mais de ne pas avoir trouvé le résultat attendu.
Ces tâches récurrentes peuvent être mise en place dans le cadre d'un plan de contrôle. Cet article vous explique comment.
Date de début et fin de périodicité
Les tâches hebdomadaires et mensuelles sont alignées sur le calendrier, la date de début réelle sera le début de la période (semaine ou mois) intégrant la date de début sélectionnée. Par exemple une tâche mensuelle avec date de début au 12/01/2024 démarrera en fait le 01/01/2024.
Les tâches trimestrielles, semestrielles et annuelles peuvent être calendaires ou non, en fonction de la date de début choisie.
🔎 Par défaut quand une périodicité est sélectionnée Tenacy fixe la date au début de la période calendaire courante. Une autre date peut être choisie et le fonctionnement est le suivant :
- Si la date de début correspond à une période calendaire, par exemple 01/01/2024 pour une tâche annuelle ou 01/10/2024 pour une tâche trimestrielle, la tâche sera calendaire, et il sera possible de modifier la date de début pour une autre date calendaire valide.
- Si la date de début n'est pas une période calendaire, par exemple 01/04/2024 pour une tâche annuelle ou 15/09/2024 pour une tâche "trimestrielle" alors la tâche sera non calendaire, devant être saisie avant sa date anniversaire - 1 jour, par exemple entre le 01/04/2024 et le 31/03/2025 pour la première itération de l'exemple annuel précédent, et la date de début ne sera pas modifiable.
Fenêtre de réalisation
💡La fenêtre de réalisation c'est le nombre de jours avant la fin de la période. C'est dans cette intervalle que vous pourrez remplir la tâche récurrente.
Si aucune fenêtre de réalisation n'est spécifiée une tâche peut être indiquée comme réalisée dès le début de sa période. Par exemple pour une tâche mensuelle il est possible de la renseigner comme faite pour la période en cours dès le 1er du mois.
Si une fenêtre est spécifiée alors la tâche ne peut pas être renseignée avant le début de cette fenêtre et la date de réalisation doit être dans la fenêtre définie. La fenêtre est calculée comme [<date de fin de période> - nb jours, <date de fin de période>]. Par exemple pour une tâche annuelle si la fenêtre est de 30 jours alors la tâche ne peut pas être saisie avant le dernier mois de l'année.
Approbation
Vous pouvez décider que la tâche nécessite une approbation en sélectionnant, dans le champ Approbateur, un utilisateur ou un groupe :
- S'il n'y a pas d'approbateur, alors un tâche indiquée réalisée passe directement en état réalisé
- S'il y a un approbateur, une tâche indiquée réalisée passe en état attente d'approbation
- Si la tâche en attente d'approbation est acceptée, elle est réalisée
- Si la tâche est rejetée, elle passe
et doit être re-soumise après correction.
- Si la tâche en attente d'approbation est acceptée, elle est réalisée
🔎 l'approbation s'applique aussi au statut Non Applicable.
Registres
En tant que pilote local, des registres "masqués" peuvent apparaître. Il s'agit des registres auxquels la tâche récurrente appartient mais qui sont hors du scope du pilote local. Il ne peut donc ni les voir, ni les modifier.
Une fois la tâche récurrente enregistrée et créée, de nouveaux onglet apparaissent : Historique, métriques, fichiers et activités.
Onglet Historique
C'est dans cet onglet que l'on peut voir les différentes occurrences des tâches récurrentes et si elles ont été réalisée ou non, par qui et quand. C'est dans cet onglet que l'on peut indiquer qu'une tâche récurrente est faite ou non.
Onglet Métriques
Vous pouvez associer des métriques à vos tâches récurrentes : ainsi lors de la saisie de votre tâche, vous pourrez directement saisir la/les métriques associées.
🔎 Vous pouvez lire cet article pour comprendre comment rattacher une métrique à une tâche récurrente.
On peut également simplement consulter les métriques associées aux tâches récurrentes à partir de cet onglet.
Onglet fichiers
Dans cet onglet vous pouvez consulter les différents fichiers déposés dans la tâche mais également en ajouter.
Onglet activité
Comme ailleurs dans la solution, l'onglet "Activité" vous permet de constater les différentes étapes de la tâche, mettre des commentaires, des images, des liens...
2.2. Via import (Export / import)
Vous pouvez également importer/exporter vos registres de tâches récurrentes et également générer un rapport PDF
3. Réaliser une tâche récurrente
Pour renseigner la réalisation (ou non) ou consulter l'historique, cliquez sur un carré de cette tâche.
Vous pouvez alors :
- spécifier le réalisateur de la tâche
- choisir si la tâche a été Fait, Non fait ou Non Applicable (si autorisé)
- spécifier la date de réalisation
- ajouter un commentaire
- joindre un fichier ou un lien de preuve ou d'information (par exemple une liste de comptes supprimés).