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  2. Paramétrage de la solution

Comment notifier un utilisateur pour lui rappeler de saisir des informations ?

Il existe différentes solutions pour envoyer un rappel à vos utilisateurs dans Tenacy.

Sommaire

1. Envoyer un rappel à 1 seul utilisateur 

2. Envoyer un rappel à plusieurs utilisateurs

3. Activer le rapport hebdomadaire et les notifications

 

🔎Vous pouvez envoyer un rappel à vos utilisateurs à propos de différents objets comme les actions, les tâches récurrentes, les métriques ou les évaluations. Ainsi, l'utilisateur est notifié par mail qu'il a une saisie à terminer ou à effectuer dans la solution.

1. Envoyer un rapport à 1 seul utilisateur 

⚠️Vous pouvez envoyer un rappel à un utilisateur. Il recevra un résumé hebdomadaire de ce qu'il a fait et de ce qu'il lui reste à saisir dans la solution.

Pour cela, il faut se rendre dans la Roue crantée ⚙️ > Utilisateurs

Puis sur l'utilisateur sélectionné > Cliquez sur 📄 Envoyer un résumé

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Voici un exemple de mail reçu par un utilisateur :

 mail rapport hedbo

2. Envoyer un rappel à plusieurs utilisateurs

⚠️Vous pouvez envoyer un rappel à tous les utilisateurs concernés par votre évaluation ou votre registre d'actions ou de tâches récurrentes pour leur rappeler ce qu'il reste à faire.

 

2.1. Évaluations 

Dans l'onglet Évaluations, sélectionnez l'évaluation concernée > Cliquez sur ✉️ Envoyer un rappel

 

2.2. Plans d'actions

Dans l'onglet Plans d'actions, sélectionnez le registre concerné > Cliquez sur les 3 points >
✉️ Envoyer un rappel 

 

2.3. Tâches récurrentes 

Dans l'onglet Tâches récurrentes, sélectionnez le registre concerné > Cliquez sur les 3 points > ✉️ Envoyer un rappel 

TR-1

 

2.4. Métriques

Dans l'onglet Tableaux de bord, sélectionnez Métriques > Cliquez sur les 3 points >
✉️ Envoyer un rappel 

 

Voici un exemple de mail reçu par un utilisateur pour lui rappeler de faire ses TR :

mail rappel TR

3. Activer/Désactiver le rapport hebdomadaire et les notifications

Vous avez la possibilité d'activer la réception d'un rapport hebdomadaire et de notifications push pour chaque utilisateur afin qu'il reste informé des saisies à faire sur la solution régulièrement.

⚠️ Les 2 options sont activées par défaut dans le profil utilisateur mais peuvent être modifiées.

Pour cela, dans le profil de votre utilisateur Roue crantée ⚙️ > Utilisateurs, cocher/décocher les cases Recevoir un rapport hebdomadaire et Recevoir les notifications 

 

  • Le rapport hebdomadaire est envoyé par mail tous les lundis matin directement à l'utilisateur concerné, avec les différentes saisies déjà effectuées et celles à faire (voir exemple point 1.).
  • Les notifications "push" de rappel sont envoyées sur la fin de période de réalisation d'une tâche récurrente, le début d'une action ou la fin d'une action. L'utilisateur reçoit un mail l'invitant à saisir les informations non renseignées.

Quand sont envoyés les mails de notifications push ?

  • TR avec une périodicité hebdomadaire : 2 jours
  • TR avec des périodicités mensuelles ou trimestrielles : 5 jours
  • TR avec des périodicités semestrielles ou annuelles : 1 mois

Concernant les actions, l'utilisateur sera prévenu :

  • s'il est à 10% de vie restante de l'action et qu'elle n'est pas finie,
  • mais également à la date de début d'une action planifiée.

⚠️ Aucun mail n’est envoyé lorsqu’une TR est à approuver ou qu’un incident est déclaré dans l’outil par un contributeur.

 

📧 Les mails de rapport hebdomadaire, de notifications et de rappel sont envoyés depuis notre adresse noreply@tenacy.io