Il existe différentes solutions pour envoyer un rappel à vos utilisateurs dans Tenacy.
Sommaire
1. Envoyer un rappel à 1 seul utilisateur
2. Envoyer un rappel à plusieurs utilisateurs
3. Activer le rapport hebdomadaire et les notifications
🔎Vous pouvez envoyer un rappel à vos utilisateurs à propos de différents objets comme les actions, les tâches récurrentes, les métriques ou les évaluations. Ainsi, l'utilisateur est notifié par mail qu'il a une saisie à terminer ou à effectuer dans la solution.
1. Envoyer un rapport à 1 seul utilisateur
⚠️Vous pouvez envoyer un rappel à un utilisateur. Il recevra un résumé hebdomadaire de ce qu'il a fait et de ce qu'il lui reste à saisir dans la solution.
Pour cela, il faut se rendre dans la Roue crantée ⚙️ > Utilisateurs
Puis sur l'utilisateur sélectionné > Cliquez sur 📄 Envoyer un résumé
Voici un exemple de mail reçu par un utilisateur :
2. Envoyer un rappel à plusieurs utilisateurs
⚠️Vous pouvez envoyer un rappel à tous les utilisateurs concernés par votre évaluation ou votre registre d'actions ou de tâches récurrentes pour leur rappeler ce qu'il reste à faire.
2.1. Évaluations
Dans l'onglet Évaluations, sélectionnez l'évaluation concernée > Cliquez sur ✉️ Envoyer un rappel
2.2. Plans d'actions
Dans l'onglet Plans d'actions, sélectionnez le registre concerné > Cliquez sur les 3 points >
✉️ Envoyer un rappel
2.3. Tâches récurrentes
Dans l'onglet Tâches récurrentes, sélectionnez le registre concerné > Cliquez sur les 3 points > ✉️ Envoyer un rappel
2.4. Métriques
Dans l'onglet Tableaux de bord, sélectionnez Métriques > Cliquez sur les 3 points >
✉️ Envoyer un rappel 
Voici un exemple de mail reçu par un utilisateur pour lui rappeler de faire ses TR :
3. Activer/Désactiver le rapport hebdomadaire et les notifications
Vous avez la possibilité d'activer la réception d'un rapport hebdomadaire et de notifications push pour chaque utilisateur afin qu'il reste informé des saisies à faire sur la solution régulièrement.
⚠️ Les 2 options sont activées par défaut dans le profil utilisateur mais peuvent être modifiées.
Pour cela, dans le profil de votre utilisateur Roue crantée ⚙️ > Utilisateurs, cocher/décocher les cases Recevoir un rapport hebdomadaire et Recevoir les notifications
- Le rapport hebdomadaire est envoyé par mail tous les lundis matin directement à l'utilisateur concerné, avec les différentes saisies déjà effectuées et celles à faire (voir exemple point 1.).
- Les notifications "push" de rappel sont envoyées sur la fin de période de réalisation d'une tâche récurrente, le début d'une action ou la fin d'une action. L'utilisateur reçoit un mail l'invitant à saisir les informations non renseignées.
Quand sont envoyés les mails de notifications push ?
- TR avec une périodicité hebdomadaire : 2 jours
- TR avec des périodicités mensuelles ou trimestrielles : 5 jours
- TR avec des périodicités semestrielles ou annuelles : 1 mois
Concernant les actions, l'utilisateur sera prévenu :
- s'il est à 10% de vie restante de l'action et qu'elle n'est pas finie,
- mais également à la date de début d'une action planifiée.
⚠️ Aucun mail n’est envoyé lorsqu’une TR est à approuver ou qu’un incident est déclaré dans l’outil par un contributeur.
📧 Les mails de rapport hebdomadaire, de notifications et de rappel sont envoyés depuis notre adresse noreply@tenacy.io